ŠKOLA MANAŽMENTU L. RONA HUBBARDA
SEMINÁRE A KURZY PRE MAJITEĽOV FIRIEM, MANAŽÉROV A OBCHODNÍKOV
 Logo
 
 
 
 
 
 
 
 
 

HCA TV: Čo je produktom porady?

2018-10-08 13:38:04 | kategória Vedenie firmy
 Čo je produktom porady?

Robíte vo firme porady? Určite áno! Pravdepodobne sa zhodneme na tom, že bez nich sa firma riadiť nedá. Ale kedy a ako často ich robiť? S kým a bez koho? A existuje vôbec niečo také ako perfektná forma porady?

Na začiatok by som rád objasnil, čo slovo porada vôbec znamená. Keď poznáte pôvod a význam slova, dá vám to odpovede na mnohé otázky. Slovo porada sa skladá z dvoch častí: prvá je predložka po a druhá je slovo rada. Účastníci porady teda idú na nejaké stretnutie, kde majú dostať radu (idú si na poradu po radu). Viete, videl a zažil som veľa porád, ktoré by sa vôbec nemali volať porada, ale „popucovka“ (idem si na poradu po pucung) a to som bol ešte veľmi mierny v pomenovaní toho, čo tí účastníci dostali počas toho, čo šéf nazýval porada.

Výsledkom takýchto „porád“ potom je, že ľudia na poradu nielenže nechcú ísť, ale majú k nej doslova odpor alebo pociťujú strach. Mnoho šéfov si myslí, že keď podriadeného na porade dobre spucujú (nakričia naňho, vynadajú mu, povyhrážajú sa mu výpoveďou, zosmiešnia ho pred kolegami alebo niekoho vyhodia, aby ukázali, akí sú silní), tak ten človek sa zľakne a začne tvrdo pracovať. Nuž, nie je to pravda. Ako hovorí staré príslovie, strach zväzuje ruky a človek so zviazanými rukami dokáže vždy menej ako niekto, kto ich má voľné. Preto ak sa rozhodnete robiť porady, prosím zabezpečte, aby tam účastníci tej porady našli rady, ako sa zlepšiť, ako mať lepšie výsledky, menej problémov a viac riešení. Inými slovami, nerobte popucovky – ak teda nezvoláte popucovku, aby všetci vedeli, ktorá bije a čo ich čaká.

Ako často robiť porady? Je to veľmi individuálne, ale určite by som neodporúčal dlhšiu periódu ako raz mesačne – to je minimum. A akú má mať porada štruktúru? Ja osobne vidím minimálne tri typy porád:

1. Strategické porady. Tieto sa konajú štandardne raz za rok. Počas týchto porád sa nastavujú dlhodobé plány, filozofia celej firmy a podobne. Perióda môže byť aj iná, ak sa vo firme dejú zásadné zmeny alebo je potrebné zmeniť nastavenú dlhodobú stratégiu. Vtedy môžu byť aj raz za polrok alebo štvrťrok.

2. Vyhodnocovacie/plánovacie porady. Na týchto mesačných poradách zhrňte všetky úspechy za uplynulý mesiac, oceňte najlepších, predostrite plán na nasledujúce obdobie a poinformujte všetkých o zásadných veciach či zmenách, ktoré sa udiali alebo udejú. Tieto porady sa konajú týždenne alebo mesačne podľa potreby. Z mojich skúseností je na tieto porady ideálny deň štvrtok.

3. Denné/operatívne porady. Ak máte pod sebou tím ľudí, ktorý je priamo v operatíve a sedíte v jednej budove či kancelárii, robte porady denne, aby ste vedeli, čo bude kto robiť a čo sa včera dokončilo. Kľúčové je tu to slovo dokončilo – nie rozrobilo! Iba hotová a úplne dokončená práca sa počíta. Tieto porady sa konajú ráno pred začiatkom pracovného výkonu.

Ďalšia kľúčová zásada pri robení porád je, že na porade je prísne zakázané hovoriť a rozoberať akékoľvek problémy. Áno, čítate správne, porada nikdy nesmie byť miestom, kde sa hovorí o problémoch, ako čo nejde, ako sa čo nedá, prečo sa niečo nepodarilo, ako sa niečo pokazilo, prečo sa nesplnil plán, čo nefunguje, čo je zlé a tak podobne. Vtedy sa vo firme nedejú porady ale „problémovky“. A aký je ich výsledok? Nuž, všetci účastníci takéhoto stretnutia sa dozvedia, čo všetko je zlé a že to vlastne nemá zmysel. Každý účastník porady si na ňu donesie svoj fúrik plný hnoja, vysype ho uprostred miestnosti a potom je tam smrad. Preto platí zásada číslo jedna: na porade sa vždy preberajú len pozitívne veci, čo sa komu podarilo, aký mal kto úspech, čo a ako sa zmenilo k lepšiemu a tak ďalej. Zlé veci a problémy sa vždy riešia mimo poradu a vždy etickým pohovorom medzi štyrmi očami. Preto platí zásada číslo dva: hovoriť na porade o problémoch je prísne zakázané.

Z toho vyplýva ďalšie dôležité pravidlo: na porade dovoľte rozprávať len tým účastníkom, ktorí majú výsledky. Nech hovoria o tom, ako ich dosiahli a nech sú to informácie z praxe. Lebo ten, kto má výsledky v praxi, má pravdu a vie pomôcť svojou radou ostatným. Určite nedovoľte rozprávať tým, ktorí výsledky nemajú (otázne je, či by vôbec mali byť pozvaní na poradu), pretože budú hovoriť samé negatíva a nakazia svojim neúspechom aj tých úspešných. Všimli ste si, že keď nezasiahnete, tak tí úspešní sú väčšinou ticho (v tom lepšom prípade sa nudia, v horšom považujú poradu za stratu času a v najhoršom sa nakazia neúspechom) a tí neúspešní by hovorili a hovorili a hovorili? Preto podľa výsledkov viete, kto môže a kto nemôže počas porady rozprávať.

Viete, aký je produkt porady? Je ich viac. Jeden je, že po porade každý účastník vie, ako zlepšiť svoju prácu. Ďalším je, že dostal veľa rád, ako sa dajú v praxi vyriešiť a zlepšiť mnohé situácie. Ďalším je, že každý účastník je viac hrdý na svoju prácu a výsledky. Ak sa trošku posnažíte, určite nájdete na každom jednom účastníkovi porady niečo, v čom je výborný a oceníte to – trebárs keksíkom či balíčkom orieškov. Ďalším produktom je, že ľudia po porade viac rozumejú tomu, čo sa deje a prečo sa to deje, a tak vedia viac a lepšie pomôcť firme napredovať k nastaveným cieľom.

Na záver jedna perlička. Určite jeden z najdôležitejších produktov porady je, že všetci účastníci porady majú po porade vyššiu emóciu ako pred poradou. Toto ja osobne považujem za najdôležitejšiu funkciu porád: dvíhanie emócií vašim ľuďom. Držím vám palce, aby sa vám porady vydarili! Odmenou vám budú skvelé výsledky vašich ľudí.

 Autor článku: Radoslav Gibala

 
 
 
 
 
 
 
 
 
,