Ako zvýšiť efektivitu firmy prostredníctvom komunikácie
Akákoľvek skupina je tvorená aspoň dvomi ľuďmi. Keď je firma menšia (dajme tomu má zhruba do desať pracovníkov), tak sa dá zvýšiť efektivita už len tým, že títo ľudia budú medzi sebou viac rozprávať, často sa spolu aj po robote stretnú a pokecajú spolu. Do tejto veľkosti je firma založená hlavne na tom, akí ľudia v nej pracujú a či sú schopní sa medzi sebou rozprávať o všetkom, čo sa vo firme deje, či už je to niečo pozitívne alebo negatívne. Takže, ak máte firmu tejto veľkosti, kľúčom k úspechu je mať všetko medzi sebou vykomunikované a vydiskutované.
Čo to znamená v praxi? Nuž, väčšinou to, že nikto pred nikým vo firme nič netají, neskrýva ani nemaskuje. Jednoducho, nie sú medzi nimi žiadne nevyslovené nesúhlasy, čiže neexistuje nič také, čo sa niekomu nepáči, ale nepovedal o tom šéfovi ani nikomu inému. Ale ak to vo firme existuje, tak to zamestnanec dusí v sebe a vnútorne sa hnevá. Ešte horšie je, keď tieto nevykomunikované nesúhlasy šíri po firme a sťažuje sa u kolegov, ale zásadne to nerieši na tom mieste, kde by to práve riešiť mal – so svojím nadriadeným či majiteľom firmy.
A ako naštartovať efektivitu vo firme, ktorá má viac ako desať ľudí ?
Viete, keď je ľudí vo firme viac, majiteľ už väčšinou nemá šancu (hlavne z časového hľadiska) sa porozprávať s každým osobne každý deň a tak z neho dostať tie nevykomunikované nesúhlasy. Preto tu vstupujú tri podmienky, ktoré treba splniť, ak chcete mať efektívnu skupinu.
Spoločný cieľ.
Ak vo firme nie je nikto, kto zlaďuje ciele pracovníkov jedným smerom, tak sa často stane, že si každý ide svojím smerom a vôbec nie je isté, či ide tam, kam má ísť. V podstate by v každej firme mal byť určený celofiremný cieľ na každý mesiac, do konca kvartálu, do konca polroku a do konca roku. Toto slúži pre ostatných manažérov vo firme, aby podľa tohto celofiremného plánu si vedeli nastaviť plány ich tímov.
Čiže aj každá skupina v rámci celej firmy by mala mať svoj skupinový plán, ktorý je v súlade s celofiremným, no a samozrejme aj každý jednotlivec by mal mať nejaký plán na rok, polrok, sezónu, mesiac, týždeň a deň. Až príliš veľa zamestnancov žije bezcieľny život a len tak sa potulujú po firme. Kdeže nejaká efektivita! Až osemdesiat percent ľudí nikdy svoj cieľ nedosiahne. Viete prečo? Lebo žiaden cieľ ani plán nemajú. Nie je to škoda?
Spoločný účel.
Plán je odpoveď na otázku, kam kráčame, čo je naším cieľom, čo ideme dosiahnuť, kedy to chceme dosiahnuť, koľko kusov, eur či percent dosiahneme. Jednoducho, cieľ je niečo, čo sa dá spočítať a vyjadriť matematicky. Účel je niečo iné. Je to odpoveď na otázku „prečo“? Kvôli čomu existuje táto firma? Na čo a čím a komu slúži a pomáha? Účel je viac ako cieľ.
Podľa toho viete rozoznať cieľ od účelu. Účel sa v čase nemení, ale cieľ sa mení podľa toho, na akú dlhú dobu je naplánované jeho dosiahnutie. Alebo inak povedané, účel firmy zostáva rovnaký, aj keď sa zmení jej cieľ. Ak však zmeníte účel, okamžite sa zmení aj cieľ. Napríklad, ak by účelom firmy bolo vyrábať kvalitné lekváre pre slovenský trh, tak cieľ by mohol byť vyrobiť päťdesiat kíl lekvárov denne a dvanásťtisíc kusov lekvárov mesačne. Ale ak zmeníte účel firmy na poskytovanie skladových priestorov pre okolitých výrobcov potravín, už nemôžete mať ten istý cieľ.
Účel sa vždy definuje na štyri oblasti.
Voči klientom
V čom firma pomáha a slúži klientovi. Aký zmysel ma existencia firmy pre jej klientov – zákazníkov. Inými slovami, čo z toho klient má, že niekto založil a vedie túto firmu.
Voči zamestnancom
Zatiaľ každý jeden majiteľ, s ktorým som o tomto hovoril, mi potvrdil, že jeden z dôvodov, prečo má firmu je, aby umožnil zamestnancom mať prácu, mať príjem, mať možnosť kariérneho a odborného rastu. Teší ich, keď vidia, ako si zamestnanci vďaka tomu, že pracujú v jeho firme, môžu plniť svoje sny a mať zmysluplné a hodnotné životy. Títo šéfovia – majitelia firiem oceňujú a vážia si každého etického, pracovitého, kompetentného a produktívneho spolupracovníka a radi ho veľmi dobre zaplatia. Ktovie, koľko zamestnancov si uvedomuje, čo všetko ich šéf robí a urobil preto, aby mohli mať svoje pracovné miesto a výplatu.
Voči okoliu
Vďaka firmám a podpore od majiteľov firiem (finančnej, materiálnej, poskytnutia priestorov, výhodných podmienok na nájom, dobrovoľníckej činnosti, darovaniu 2 či 3% z dane, požičaniu firemného majetku – aby som spomenul aspoň niektoré) existuje a funguje množstvo mládežníckych, športových, umeleckých, tvorivých, kultúrnych, vedeckých či voľnočasových organizácií. Časť zisku firmy ide na ich podporu a šéfovi to dáva ďalší dôvod a zmysel, prečo mať tú firmu, prečo ju stále rozvíjať, zvyšovať jej príjem a podobne. Za napĺňanie tohto účelu patrí všetkým majiteľom, ktorí majú na zreteli tento účel, veľké poďakovanie a uznanie.
Voči majiteľovi
Áno, určite to treba verejne a otvorene priznať a mali by o tom vedieť (oni to aj tak už všetci vedia) a mali by s tým súhlasiť (čo nie vždy je tak) všetci spolupracovníci firmy, že firma je tu aj preto, aby zabezpečila majiteľovi čas a peniaze. Veď preto väčšina ľudí začne podnikať, aby mali slobodu v tom, kedy a čo budú robiť a ako budú žiť svoj život. Ja som veľmi rád, keď sa pri tomto účele majiteľ zároveň rozhodne, že bude vzorom a príkladom toho, že úspech v podnikaní sa dá dosiahnuť aj legálnou, etickou a čestnou cestou, čo je určite z krátkodobého hľadiska ťažšia cesta, ale určite je to cesta, ako mať šťastný život, dobré rodinné zázemie, zdravie, dobrý spánok a pozitívne ovplyvniť ďalšie generácie podnikateľov a zamestnávateľov.
Spoločná komunikácia - život bez byrokracie
Ak chcete mať efektívnu skupinu, tak aj vzájomná spoločná komunikácia medzi členmi tejto skupiny musí byť efektívna. V skupine s názvom firma, čiže v podnikateľskom prostredí, musí byť táto komunikácia písomná. Áno, čítate správne, písomná. Slúžia na to rôzne hlásenia, správy a podobne, avšak nie byrokracia, to je kľúčové! Žiadna byrokracia, žiadne papierovačky, hlásenia pre hlásenia ani papiere pre papiere, ktoré len spomaľujú firmu a znižujú výkon. O tom tu nie je reč. Vnútrofiremnej komunikácii treba rozumieť a vedieť ju nastaviť presne na potreby danej firmy a aktuálnej situácie. Na to slúžia firemné semináre a firemné konzultácie, ktoré poskytujeme našim klientom, toto sa nedá napísať do článku, tento bod je vždy presne a individuálne šitý na mieru danej firme.
Tešíme sa stretnutie s vami na vašom internom firemnom seminári, ktorý vám pomôže nastaviť a zlepšiť celkovú komunikáciu vo vašej firme a zvýšiť efektivitu vašich pracovníkov.
Autor článku: Ing. Radoslav Gibala
