Dobre zorganizovaná firma expanduje
Ak sa vo firme veci neorganizujú, prebiehajú v nej náhodné procesy a nepredvídateľné deje. Faktúry, ktoré prídu, sa strácajú, neprijímajú sa žiadni zamestnanci, objednávky od zákazníkov zostávajú nevybavené, reklamácie sa riešia dlhé mesiace a často končia súdnym sporom. Aj keď celá firma v zmätku spotená pobehuje hore a dole, nikam nenapreduje. Znakom toho, že je firma slabo zorganizovaná je to, že už niekoľko rokov má rovnaký počet zamestnancov, rovnaký počet zákazníkov, stagnujúci alebo klesajúci obrat a zisk. Ak by totiž bola dobre zorganizovaná, väčšina týchto štatistík by išla nahor.
Dobrá reštaurácia vám pri každej návšteve uvarí rovnako skvelý guláš
Keby ste chodili do reštaurácie a tam si dávali váš obľúbený guláš, tak pri každej návšteve očakávate, že vám uvaria rovnaký guláš – nie viac slaný, korenistý ani hustejší, nie inej farby alebo veľkosti, ale ten váš, ten dobrý guláš, kvôli ktorému tam chodíte. Takýto guláš je výsledkom práce kuchára a keď sa trafí do chuti zákazníkov, dá sa povedať, že je úspešný. Podobne, účelom práce fakturanta je dobre vystavená faktúra, projektant má vytvoriť kvalitný projekt, mechanik zodpovedá za dobre opravené auto a tak ďalej – ak sa výsledok firmy správne dodá, firma prežíva a prosperuje. Ale dodanie toho výsledku je možné iba vtedy, ak firma znova a znova používa tie isté postupy.
Firma, ktorá chce ísť vpred, si musí uvedomiť, že tajomstvo úspechu nespočíva v tom, že neustále každý deň vymýšľa nové a nové geniálne nápady. Hlavným faktorom dlhodobého prežitia firmy je to, do akej miery je firma zorganizovaná. Čo to teda znamená? Každý post vo firme, či je to post fakturanta, stolára, obchodníka alebo účtovníka, je už nejakú dobu zastávaný nejakým pracovníkom. Ak svoju prácu vykonáva už nejaký ten rok, existuje dobrý predpoklad, že sa v nej dôkladne vyzná. Mal by zobrať pero a papier a jasne napísať, ako tú prácu robí, aké sú jeho skúsenosti – či už dobré alebo zlé – a aké má v tej práci dosahovať výsledky. Na základe presného popisu procesov sa dá dosiahnuť ich opakovateľnosť. Prečo práve opakovateľnosť? Dlhodobo dobrá firma nie je postavená na tom, že každý deň vymyslí nový perfektný postup. Stojí na tom, že používate jeden skvelý postup, ktorý dobre funguje, a ten dodržiavate.
Správne ingrediencie
Keď hovoríme o organizácii, prvou úlohou šéfa je určiť, čo presne je hlavnou úlohou celej firmy. Načo vlastne vznikla? Budeme robiť stoly, variť jedlo, kosiť trávnik, školiť ľudí alebo vyrábať sústruhy? Druhá vec je určiť, čo je to, čo dáme do rúk zákazníka a bude za to ochotný vám zaplatiť. Či už je to vyrobený software, postavený dom alebo vybrúsený stôl, vždy je to niečo, čo je pre zákazníka hodnotné a užitočné.
Šéf by mal následne určiť, aké úlohy musia jednotlivé časti firmy plniť na to, aby bola úspešná. Napríklad musí mať časť firmy, ktorá ju vedie, časť firmy, ktorá sa stará o zamestnancov, prijme ich a zaškolí, časť firmy, ktorá sa zaoberá komunikáciou so zákazníkmi, či už pomocou reklamy, PR alebo osobnými návštevami predajcov, časť firmy, ktorá sa stará o peniaze – aby boli prijaté na účet, aby boli vydané rozumne, aby boli zaplatené faktúry, ktoré sú správne zaúčtované a uložené a aby boli dane a poplatky správne vyplatené. V neposlednom rade treba zabezpečiť to, aby firma vyrobila to, čo si zákazník objednal – dalo by sa povedať, že to je jadrom celej firmy. Veľmi dôležitou úlohou je postarať sa, aby táto výroba bola neustále kvalitná a nevyrábala výrobky, ktoré vám neskôr môžu zlomiť krk kvôli reklamáciám a nedostatočnému odbytu.
Úlohou šéfa je posadiť sa za stôl a napísať, ako tieto jednotlivé časti majú fungovať. Okrem toho sa musí postarať aj o to, aby napísal výsledky týchto jednotlivých aktivít. Musí k nim nájsť rozumných, ochotných a šikovných ľudí a zaškoliť ich. Keď to urobí správne, musí ich nechať pracovať a sledovať, či to celé beží dobre.
Dobrou organizáciou práce sa zvyšuje jej efektivita: ak úlohy nie sú jasne rozdelené a určené tým správnym ľuďom, celkom bežne sa deje to, že sa dôležité veci nevykonávajú a robia sa tie nepodstatné či zbytočné. Ľudia sú ľudia: niekedy majú tendenciu vyhýbať sa ťažkým prácam alebo robiť hlavne to, za čo sú dobre zaplatení. Aby však organizácia prežila, musí vykonávať všetky svoje funkcie popísané vyššie.
Organizovanie vo všeobecnosti v manažérskych kruhoch nemá dobrú povesť z jediného dôvodu: veľmi často sa zvyklo zvrhnúť iba na obyčajnú papierovú byrokraciu. Ak sú postupy zle popísané, nepriniesli firme veľa dobrého.
Ale ak to urobíte dobre, tak pero a papier, resp. počítač a tlačiareň sa stanú tými najlepšími priateľmi manažéra. Pokiaľ nechcete, aby každý nový pracovník musel odznova vymýšľať teplú vodu a opakoval všetky vaše chyby, tak napíšte svoje overené a vyskúšané postupy. Píšte, píšte a píšte tak, aby vaša firma mohla fungovať podľa vašich návodov aj o tých symbolických sto rokov. Ak chcete vedieť, ako zlepšiť organizáciu vo vašej firme, tak sa prihláste na Seminár o produktivite.
Autor článku: Ladislav Pavlík
