Majiteľský post vo firme v skutočnosti nemá výkonnú alebo operatívnu funkciu.
Pravdepodobne máte teraz výhrady: „Veď ja som majiteľ a mám kopu povinností, musím chodiť vybavovať na úrady všetky papiere, musím chodiť na jednania s dodávateľmi a so zákazníkmi!“ Popravde, toto nie sú celkom povinnosti a aktivity majiteľa, pretože keď idete na úrad vybaviť v mene firmy nejaké papiere, tak ste v tej chvíli konateľ a nie každý majiteľ musí byť nevyhnutne aj konateľom. Takisto, keď idete jednať so zákazníkom, tak ste skôr obchodník, prípadne obchodný riaditeľ. A keď riadite celú firmu, robíte tak z pozície výkonného riaditeľa.
Samozrejme, v malej firme o piatich ľuďoch je majiteľ firmy aj konateľ, výkonný riaditeľ a obchodný zástupca v tej istej osobe. Dokonca možno ako „majiteľ” naskladňujete tovar, alebo osobne vystavujete faktúry, ale v tej chvíli zastávate post skladníka či fakturanta. Čo je ale potom práca majiteľa, je téma sama osebe. Teraz sa pozrime ako delegovať post riaditeľa, respektíve riadiaceho pracovníka, počas jeho neprítomnosti.
Riaditeľ, šéf, vedúci, manažér či jednoducho riadiaci pracovník je človek, ktorý by mal byť neustále prítomný a mať pod dohľadom svojich pracovníkov.
Samozrejme, ak má predajcov rozlietaných po viacerých regiónoch, nemôže s každým z nich sedieť v aute, ale môžu si telefonovať či posielať šéfovi hlásenia. Každopádne, jeho podriadení musia vedieť, že „je tam” a je prítomný. Byť tam znamená, že ste na svojom poste, že ste zastihnuteľný pre svojich ľudí a keď vám podriadený potrebuje zavolať, tak sa vám dovolá. No a keď tam „náhodou” nie ste, či už z dôvodu dovolenky, PN-ky, alebo ste len proste museli nevyhnutne odísť na nejaké jednanie, vtedy musíte mať nejakého zástupcu. Dôvod je prostý: v čase jednania neviete dvihnúť telefón, odpovedať na SMSky alebo maily a tým by mohol vzniknúť zmätok.
Kto by mal byť tento zástupca?
Spravidla to býva niekto z tímu, ktorého tento vedúci riadi. Pre príklad si vezmime najnižšieho riadiaceho pracovníka, napríklad vedúceho nejakej partie na stavbe, parťáka. Na parťáka sa často dávajú zodpovednosti aj za nákup materiálu, prípadne vybavenie operatívnych úloh, čiže občas si musí zo stavby odbehnúť. Vtedy by mal ustanoviť niekoho z partie za svojho zástupcu, kto bude zatiaľ dohliadať na ostatných popri tom, ako robí svoju prácu. Poznáte ten vtip, že koľkí robíte na stavbe? „So šéfom piati!” A teda bez šéfa štyria? „Nie, bez šéfa nikto.“ Takto by to samozrejme nemalo byť, preto je potrebné, aby tam bol niekto, kto bude robiť svoju bežnú robotu, ale zároveň bude dohliadať aj na ostatných.
Ako zvoliť tohto pracovníka?
Nuž, mal by to byť niekto, kto je autoritou pre zvyšných členov tímu a o kom sa vie, že bude kryť chrbát šéfovi. Ale poďme sa pozrieť na vedúceho vyššie v štruktúre. Dajme tomu, že máme vedúceho nejakého oddelenia, ktorý má pod sebou ďalších šéfov. Nejaký stavbyvedúci, ktorý šéfuje piatim partiám. Jedna má na starosti zemné práce, ďalšia má na starosti dovezenie materiálu, ďalšia partia muruje, betónuje... Tento stavbyvedúci by mal mať v každej partii nejakého parťáka.
Často sa stáva, že ten stavbyvedúci nemá na starosti len jednu stavbu, ale má ich viac, tak z tej stavby z ktorej odchádza, by mal mať zvoleného svojho zástupcu, zväčša niekoho z tých parťákov, ktorí tam sú. Ten by mal dohliadnuť na ostatné partie. Takto môžeme ísť v hierarchii vyššie a vyššie a princíp je vždy ten istý. Keď ja ako šéf musím opustiť svoj post, musí ma niekto zastúpiť a v určitých prípadoch to môže byť asistentka. To už ale súvisí s tým, ako tento post delegovať.
Ako to na ten čas odovzdať zástupcovi?
Tí, čo boli u nás na nejakom školení, vedia, že jediná funkčná forma, ako odovzdať nejakú prácu niekomu inému, je urobiť to písomne. Áno, možno som niektorých z vás veľmi nepotešil, ale delegovať čo i len malú časť svojej zodpovednosti, svojich pracovných povinností ústne, je veľmi nebezpečné. P prvé, vy si nemusíte pamätať, čo ste delegovali, potom môže prísť k tomu, že „Šéfe, ale to si mi nepovedal!”. Po druhé, ten dotyčný, komu ste to delegovali, si to nemusí pamätať a po tretie, keď to nedáte na papier, môže sa ľahko stať, že na niečo zabudnete.
Takže, ak chcete správne delegovať, hoci len dočasne, musíte napísať program pre toho človeka, komu to delegujete. Program, to je vopred napísaný sled krokov: čo má byť spravené, kedy to má byť spravené a kto to má spraviť. Podrobnejšie o tom, ako takýto program písať, sa dozviete pri absolvovaní seminárov študijného Programu Professional. Vďaka týmto vedomostiam budete mať pri výbere vašich vedúcich vždy šťastnú ruku!
Autor článku: Roman Baláž
